본사 감사 전 재고 대조, 4주 준비 계획

본사 재무팀이나 내부 감사팀이 우즈베키스탄 법인을 살펴볼 때 묻는 내용은 합계 하나로 끝나지 않습니다. 그 숫자가 어떻게 나왔는지, 누가 언제 셌는지, 기록을 추적할 수 있는지를 확인합니다. 조사를 잘 했더라도 그 과정을 보여 주지 못하면 긴 이메일 왕복을 피하기 어렵습니다. 4주 준비 계획을 세워 두면 감사 직전에 허둥대지 않아도 됩니다. 핵심은 근거 자료를 조사가 끝난 뒤에 만드는 것이 아니라 진행하는 동안 함께 쌓아 가는 것입니다. 아래 주차 구분은 하나의 틀이며, 현장 규모와 감사 일정에 맞춰 조정하십시오.

1주차: 범위와 기준 정하기

창고가 아니라 문서에서 시작합니다. 무엇을 어느 날짜 기준으로 확인할지 정확히 정합니다.

• 범위: 어느 창고와 야적장을 포함하는지, 어떤 종류의 재고를 포함하는지 정합니다. 자사 재고, 위탁 재고, 운송 중 재고, 폐기 예정품, 격리 품목에 대해 각각 결정이 있어야 합니다.
• 컷오프: 조사 전체에 적용할 하나의 날짜와 시각을 문서로 남기고 모두에게 알립니다.
• 기준: 품번, 단위, 통화를 본사가 읽는 형식에 맞춥니다. 본사 ERP와 현지 1C·엑셀 장부의 대응표를 이 시점에 만듭니다.
• 요청 목록: 감사팀이 어떤 자료를 보고 싶어 하는지 물어 두어, 나중에 다시 만들지 않고 진행하면서 근거를 모읍니다.

조사 기간에는 품목 마스터의 변경을 동결하거나 적어도 기록으로 남깁니다. 기간 중에 품번이나 단위가 바뀌면 처음에 만든 대응표와 최종 결과가 맞지 않게 되고, 그 이유를 나중에 설명하기가 매우 어렵습니다.

2주차: 장부 정리와 현장 준비

조사는 비교 대상인 장부의 품질만큼만 정확합니다.

• 장부에서 마이너스 재고, 미처리 문서, 중복 품목, 오랫동안 움직임이 없는 품목을 점검합니다. 고칠 수 있는 것은 고치고 고칠 수 없는 것은 목록으로 남깁니다.
• 현장을 돌며 위치 라벨을 붙이고, 없는 품목 라벨을 출력하고, 통로를 정리하고, 파손되었거나 의심스러운 물품을 분리합니다.
• 팀과 구역을 배정하고 역할을 정하며, 조사에 참여할 사람들에게 설명합니다. 정리는 조사 시작 전에 끝내야 하며, 조사 중에 하는 것이 아닙니다. 조사가 시작되었는데 통로에 상자가 쌓여 있으면 팀은 물건을 옮기느라 시간을 쓰고, 그 사이에 기록이 어긋납니다.

3주차: 조사와 당일 대조

구역별로 위치와 품목을 스캔하고, 구역이 끝나면 같은 날 장부와 대조하여 오류가 아직 선명할 때 확인합니다. 차이가 큰 행은 다른 사람이 다시 셉니다. 남은 차이는 시점 차이, 입력 오류, 위치 혼동, 실제 부족 가능성으로 분류합니다. 설명을 위한 예로, 차이 행이 120개라면 70개는 시점이나 입력 문제, 30개는 위치 문제, 20개는 원인 불명으로 후속 확인이 필요한 항목이 될 수 있습니다.

4주차: 설명과 자료 정리

마지막 주에는 감사팀이 실제로 읽을 자료를 마무리합니다.

1. 각 차이의 원인과 담당자를 적은 최종 차이 목록.
2. 승인 전까지 보류하는 조정안. 설명이 나오기 전에 장부에 먼저 반영하지 않습니다.
3. 근거 폴더: 스캔 기록, 서명된 조사표, 특이 품목 사진, 대응표, 컷오프 기록, 미대응 품목 목록.
4. 범위, 방법, 결과, 주요 원인, 다음 조치를 담은 한두 쪽짜리 요약.
5. 짧은 사전 점검. 조사에 참여하지 않은 동료가 자료를 읽고 팀에 질문해 보게 합니다.

추적할 수 없는 조사는 더 나쁜 시점에 다른 사람이 다시 하게 됩니다.

자주 생기는 문제

• 계획이 3주차에 시작되어 정리와 대응표 작업이 빠집니다.
• 컷오프를 말로만 정해서 팀마다 다르게 기억합니다.
• 조정을 먼저 반영하고 나중에 설명하여 감사 추적이 읽을 수 없게 됩니다.
• 근거를 사후에 모으다 보니 아무도 메울 수 없는 빈틈이 생깁니다.

정리

중간 규모의 현장이라면 기준, 장부, 조사, 설명의 순서로 나누어 4주면 충분합니다. Smart Inventory는 기준 합의와 스캔, 1C·엑셀·ERP 장부와의 대조, 근거 자료 정리까지 각 단계를 지원하며, 결과에 원인을 붙여 본사에 설명할 수 있는 형태로 전달합니다.