재고 기록을 고칠 수 있는 사람: 창고 접근 권한 정리

재고 기록이 틀렸을 때 가장 먼저 나오는 질문은 누가 손댔느냐는 것입니다. 많은 창고에서 정직한 대답은 "누구든지"입니다. 공용 계정 하나, 모두에게 열려 있는 엑셀 파일, 못에 걸린 열쇠가 그 이유입니다. 나쁜 의도가 없어도 문제가 생깁니다. 창고 담당자는 일을 편하게 하려고 수량을 고치고, 구매 담당자는 코드를 수정하고, 회계 담당자는 문서를 취소합니다. 한 달 뒤에는 차이를 설명할 사람이 없습니다. 접근 권한은 불신이 아니라 설명할 수 있게 만드는 장치입니다.

먼저 세 가지를 물어봅니다

1. 1C, ERP, 엑셀에서 재고 기록을 고칠 수 있는 사람은 누구입니까? 직책이 아니라 이름을 적습니다.
2. 이 기록을 누가 고쳤는지 알 수 있습니까? 시스템에 사용자, 날짜, 변경 내용이 남습니까?
3. 누가 승인했습니까?

하나라도 "모른다"는 답이 나오면 그것이 첫 번째 발견 사항입니다. 처음 두 질문은 한 사람이 시스템의 변경 기록을 직접 열어 보면 답할 수 있고, 반 시간이면 충분한 경우가 많습니다. 기록 기능이 꺼져 있거나 일반 엑셀 파일에는 기록이 아예 남지 않는다는 사실도 이때 드러납니다.

입고, 출고, 조정 담당을 나눕니다

권한표는 행에 업무를 두고 작성합니다. 입고, 출고, 재고 조정, 계수 입력, 품목 마스터(코드, 단위, 품명) 수정, 문서 취소와 소급 입력, 조회 전용, 계정 관리입니다. 원칙은 다음과 같습니다.

• 물건을 받는 사람은 재고를 조정하지 않습니다.
• 계수를 입력한 사람은 그 조정을 처리하지 않습니다.
• 품목 마스터 수정은 별도 권한이며 소수만 가집니다.
• 문서 취소와 소급 입력은 두 번째 승인자가 필요하고, 마감한 기간은 잠급니다.
• 계정 관리는 창고 밖의 담당자가 맡습니다.

설명을 위한 예로 직원이 여섯 명이라고 합시다. 창고 담당 A와 B(교대조)는 입고와 출고를 맡습니다. 창고 감독자는 조정을 승인하되 입력하지 않습니다. 회계 담당자는 승인된 조정을 처리합니다. 구매 담당자는 조회만 하고, 품목 마스터는 지정된 한 사람이 고치며, 계정은 IT 담당자가 관리합니다.

공용 계정과 퇴직자

• 사람마다 계정 하나를 씁니다. 공용 계정은 기록을 무의미하게 만듭니다.
• 퇴직하거나 업무가 바뀌면 같은 날 계정을 비활성화합니다. 오래 접속하지 않은 계정도 점검합니다.
• 관리자 계정은 관리 업무에만 쓰고 일상 업무에는 쓰지 않습니다. 비밀번호를 메모지에 적어 붙이지 않습니다.
• 물리적 접근도 같은 원칙입니다. 창고 열쇠를 누가 갖고 있는지 열쇠 대장에 적고 방문객과 협력업체 출입도 기록합니다. 시스템 권한이 아무리 엄격해도 물건은 문으로 나갈 수 있습니다.

소규모 팀의 보완 통제

창고 담당자 두 명이 모든 일을 해야 하는 팀이라면 보완 통제로 대신합니다. 입력하지 않는 감독자나 관리자가 매일 변경과 조정 목록을 확인하고, 감독자가 고른 품목 10개를 매주 불시에 세며, 취소된 문서를 매월 점검합니다.

분기별 점검 순서

1. 시스템에서 사용자와 권한 목록을 내려받습니다.
2. 인사 부서의 재직자 목록과 비교합니다.
3. 사용자마다 직속 상급자에게 아직 필요한 권한인지 묻습니다.
4. 불필요한 계정과 권한을 줄이고, 날짜와 확인한 사람을 기록합니다.
5. 지난 분기의 변경 기록에서 조정한 사람, 금액이 큰 조정, 취소된 문서, 업무 시간 외의 변경을 살펴봅니다.

설명을 위한 예입니다. 계정 25개를 점검했더니 퇴직자 계정 4개가 살아 있었고, 조정 권한이 필요 없는 계정이 3개였으며, 저녁 8시 이후의 변경이 7건 있었다면 7건부터 확인합니다.

정리

권한을 나누는 목적은 의심이 아니라, 차이가 생겼을 때 누가 무엇을 했는지 말할 수 있게 하는 데 있습니다. 한 사람이 입고와 조정을 모두 하지 않고, 계정마다 이름이 있으며, 분기마다 목록을 점검하면 됩니다. Smart Inventory의 창고 감사는 입출고 기록과 위치 관리, 문서 흐름, 접근 권한을 점검해 재고 차이가 생기는 구조를 찾아내고 개선안을 제시합니다.