입고장 통제: 수량 오류를 문 앞에서 잡기

재고 차이는 선반에서 시작되는 경우가 드뭅니다. 트럭이 들어와 납품서에 서명하기까지의 10분 안에 시작됩니다. 운전기사는 기다리고, 지게차는 비어 있고, 서류에는 1,200개라고 적혀 있는데 아무도 세지 않습니다. 몇 달 뒤 장부는 1,200개, 선반에는 1,150개가 있고 그 트럭을 기억하는 사람은 없습니다. 블라인드 확인, 주문서 대조 스캔, 즉시 기록으로 이루어진 짧은 입고 절차는 오류를 찾는 시점을 문 앞으로 옮겨 줍니다.

입고장이 중요한 이유

• 공급사 직원이 아직 현장에 있고 물품이 다른 재고와 섞이기 전인 유일한 순간입니다.
• 서류와 실물이 같은 장소에 같은 시간에 있어 나중에 서류를 다시 찾아다닐 필요가 없습니다.
• 이후의 보관, 피킹, 재고조사는 모두 입고 때의 오류를 그대로 물려받습니다.
• 문 앞에서 바로잡으면 전화 한 통이면 되지만, 재고조사에서 발견하면 원인 조사가 됩니다.

입고 절차 네 단계

1. 하차 전 대조: 납품에 해당하는 주문서나 사전 통지를 먼저 찾습니다. 주문서가 없는 납품은 표시된 보류 구역에 두고 구매 담당자에게 연락합니다.
2. 블라인드 확인: 인수 담당자가 주문서나 납품서의 수량을 보지 않고 상자와 낱개를 셉니다.
3. 주문서 대조 스캔: 상자나 파렛트 라벨을 하나씩 스캔하면 단말기가 주문서의 품목과 수량을 비교하여 예상 밖 품목, 초과, 부족을 표시합니다. 공급사 라벨의 코드가 사내 코드와 다르면 대응표를 쓰거나 입고장에서 자체 라벨을 출력합니다.
4. 즉시 기록: 센 사람이 한 시간 안에 입고장에서 수량과 상태를 기록합니다. 납품서에는 인쇄된 수량이 아니라 실제로 센 수량으로 서명하고 차이를 적습니다. 하루 일과가 끝난 뒤에 몰아서 하지 않습니다.

이 절차가 작동하려면 두 가지가 필요합니다. 첫째, 세고 스캔하는 일은 기사가 아직 현장에 있을 때 끝내야 하며 서명은 가장 마지막에 합니다. 둘째, 인수 담당자에게 서명을 거부할 권한이 있어야 합니다. 기사가 서두른다는 이유로 세지 않은 짐을 받아서는 안 됩니다. 인수 담당자가 혼자 다투지 않도록 이 원칙을 관리자와 미리 합의해 두십시오.

센 수량이 주문서와 다를 때

• 부족: 센 수량으로 서명하고 납품서에 차이를 적은 뒤 파렛트를 사진으로 남기고 구매 담당자에게 알립니다. 재고에는 받은 수량만 올립니다.
• 초과: 초과분은 가용 재고에 올리지 않고 구매 담당자가 수령 또는 반품을 결정할 때까지 보류 구역에 둡니다.
• 다른 품목: 보류 구역에 두고 사진을 찍은 뒤 구매 담당자에게 알립니다.
• 파손: 옮기기 전에 사진을 찍고 별도 보관함에 두며 납품서에 적습니다.

원칙은 재고 기록이 실제로 센 뒤 받아들인 수량으로만 바뀐다는 것입니다. 클레임과 반품은 구매자와 공급사 사이의 상거래 문제이므로, 문구와 법적 결과는 구매 부서와 법률 담당자가 판단합니다.

업무 분리

발주하는 사람이 인수하지 않고, 인수하는 사람이 시스템에 입고 처리까지 하지 않는 것이 좋습니다. 인원이 적어 완전히 나눌 수 없다면 금액이 큰 납품만이라도 두 번째 사람이 확인하고 서명합니다. 그것도 어렵다면 감독자가 근무가 끝날 때 그날의 입고 기록을 납품서와 맞춰 봅니다.

설명을 위한 예입니다. 상자당 50개짜리 24상자, 즉 1,200개가 오기로 되어 있었습니다. 인수 담당자는 라벨 23개를 스캔했고 실제 수량은 1,150개입니다. 차이는 상자 하나 분량인 50개입니다. 기사가 떠나기 전에 납품서에 이 차이를 적고 당일에 클레임을 보냅니다. 3주 뒤에 발견했다면 그 상자는 어디에 있어도 이상하지 않았을 것입니다.

정리

입고 절차는 길 필요가 없습니다. 하차 전 주문서 확인, 블라인드 확인, 스캔 대조, 즉시 기록의 네 단계면 충분합니다. Smart Inventory의 창고 감사는 입출고 기록과 문서 흐름을 점검해 차이가 생기는 구조를 찾아내고, 입고장 절차에 대해서도 개선안을 제시합니다.