자산 대장과 현장 대조: 없어진 자산과 장부에 없는 자산

많은 자산 실사는 대장에서 출발합니다. 목록을 출력해 현장을 돌며 보이는 대로 표시하는 방식입니다. 끝나고 나면 목록에 있는데 보이지 않는 자산은 알게 됩니다. 하지만 아무도 기록한 적이 없어서 목록에 없는 자산이 현장에 몇 개나 있는지는 알 수 없습니다. 찾아보지 않았기 때문입니다. 믿을 수 있는 실사는 양방향으로 걷습니다. 대장에서 현장으로, 현장에서 대장으로 확인하고, 모든 결과를 세 가지 가운데 하나로 분류합니다.

1방향: 대장에서 현장으로

대장(자산번호, 설명, 위치, 관리자, 시리얼 번호)의 항목을 하나씩 찾아갑니다. 대장을 위치별로 정렬해 출력하면 같은 방을 두 번 걷지 않아도 됩니다. 라벨이 있으면 스캔하고, 없으면 시리얼 번호와 설명으로 확인한 뒤 사진을 남깁니다. 결과는 대장에 적힌 곳에서 발견, 다른 곳에서 발견, 발견하지 못함 가운데 하나입니다. 이때 상태(사용 중, 유휴, 고장)와 실제 사용자도 함께 적어 두십시오. 유휴 설비와 고장 난 설비는 나중에 이전이나 폐기를 논의할 때 근거가 됩니다.

2방향: 현장에서 대장으로

이번에는 목록을 손에서 내려놓고 모든 방을 걷습니다. 눈에 보이는 설비, 랙, 계측기 케이스, 사무 가구, 지게차를 모두 살펴봅니다. 라벨을 스캔해 번호가 대장에 있으면 일치로 보고, 라벨이 없거나 번호가 대장에 없으면 장부에 없는 자산으로 표시합니다. 라벨이 붙은 자산도 대장의 설명과 실물이 같은지 한 번은 대조합니다. 라벨이 다른 자산으로 옮겨 붙은 경우가 있기 때문입니다. 잊기 쉬운 곳을 빠뜨리지 마십시오. 창고 안쪽, 사무실, 야적장, 중이층, 컨테이너, 잠긴 캐비닛, 기술실이 그렇습니다.

세 가지 분류

• 일치: 현장에도 있고 대장에도 있는 자산입니다. 위치나 관리자가 다르면 정정 사항으로 적어 둡니다.
• 없어진 자산: 대장에는 있지만 찾지 못한 자산입니다.
• 장부에 없는 자산: 현장에는 있지만 대장에 없는 자산입니다.

설명을 위한 예입니다. 대장이 420줄이고 392개가 일치했으며 그중 14개는 위치가 달랐습니다. 28개는 찾지 못했습니다. 현장에서 걸은 결과로는 392개에 더해 장부에 없는 자산 36개가 발견되었습니다.

없어진 자산 처리

잃어버렸다고 결론 내리기 전에 확인할 것이 있습니다. 이전 서류와 함께 다른 라인이나 사업장으로 옮겨졌는지, 대여 중이거나 수리 또는 협력업체에 나가 있는지, 이미 폐기했는데 대장에만 남아 있는지, 매각되었는지, 대장에 같은 자산이 두 줄로 올라 있는지, 라벨이 다른 자산에 바뀌어 붙었는지입니다. 그래도 남는 자산에는 담당자와 확인 기한을 정합니다. 설명을 위해, 28개 가운데 첫 주에 이전 서류와 협력업체 확인으로 17개가 정리되고 11개가 남는다고 해 보겠습니다. 이 11개가 실제로 따져 봐야 할 자산입니다. 손실 처리는 조사 현장에서 하지 않습니다. 처리 여부는 법인이 결정하므로, 마지막으로 확인된 위치와 시점, 관리자 같은 사실만 정리해 전달합니다.

장부에 없는 자산 처리

임시 번호가 적힌 라벨을 붙이고, 라벨이 보이게 사진을 찍고, 시리얼 번호, 위치, 사용자를 기록합니다. 그다음 주인을 확인합니다. 구입했지만 자산으로 등록하지 않았는지, 다른 법인에서 옮겨 왔는지, 임차 설비나 공급사 소유가 아닌지, 증여받았는지, 비용 처리된 소액 물품은 아닌지입니다. 이 질문은 재무 담당자가 답해야 하므로 별도 목록으로 정리하고, 결정이 나기 전에는 대장에 넣지 않습니다.

정리

대장에서 현장으로만 확인하면 없어진 자산은 찾지만 장부에 없는 자산은 놓칩니다. 두 방향으로 걷고 세 가지로 분류하면 결과가 한눈에 읽힙니다. Smart Inventory는 고정자산 태깅·실사에서 설비, 금형, 측정기, 사무 자산에 라벨을 붙여 위치와 상태를 기록하고, 없어진 자산과 장부에 없는 자산을 함께 찾아 자산 대장과 대조합니다.