자산 이전·폐기 시 라벨과 장부를 함께 갱신하기

월요일 아침, 자산 대장에는 드릴링 머신이 A 작업장에 있다고 적혀 있습니다. 하지만 설비팀이 3주 전에 B 작업장으로 옮겼고, 회계 담당자는 그 사실을 모릅니다. 같은 공장에서 봄에 버려진 모니터는 대장에 아직 남아 있고, 그 라벨은 폐기물 수거함에 붙은 채로 있을지도 모릅니다. 어느 쪽도 누군가의 악의에서 비롯된 일은 아닙니다. 물리적인 변화가 생겼는데 라벨과 대장이 함께 바뀌지 않으면 언제든 생기는 일입니다. 해결책은 두 가지를 항상 같이 고치는 짧은 절차입니다.

라벨과 장부가 어긋나는 과정

어긋남은 대개 평범한 업무 중에 생깁니다.

• 설비팀이나 생산팀이 설비를 다른 라인으로 옮기고, 서류는 "나중에" 따라가기로 합니다.
• 자산이 다른 사업장이나 다른 법인에 대여되었다가 파손된 채 돌아오거나 돌아오지 않습니다.
• 폐기된 물품이 현장을 떠날 때 라벨이 함께 나가거나 떼어져 버려지고, 대장은 그대로입니다.
• 교체용 설비가 새 번호를 받아 들어왔는데 이전 설비의 기록이 계속 살아 있습니다.
• 한 설비에서 부품을 빼내 다른 설비를 고쳤는데, 남은 설비는 더 이상 기록과 같은 상태가 아닙니다.

하나하나는 사소하지만, 이것들이 쌓이면 실사에서 없어진 자산, 장부에 없는 자산, 위치가 다른 자산이 한꺼번에 나옵니다.

모든 변경에 이동 전표 한 장

이전, 대여, 폐기, 교체를 모두 같은 짧은 양식 한 장으로 처리합니다. 종이든 엑셀이든 상관없습니다. 항목은 자산 번호, 품명, 출발지(위치와 보관 책임자), 도착지(위치와 보관 책임자), 날짜, 사유, 승인자, 라벨 확인자, 대장 갱신자(이름과 날짜)입니다. 마지막 두 항목이 핵심입니다. 라벨은 누가, 대장은 누가 맞추는지 이름이 적혀 있어야 합니다. 규모가 작은 공장에서는 같은 사람이어도 됩니다.

규칙은 단순합니다. 전표 없이는 자산이 현재 위치를 떠나지 않습니다. 정문 경비나 라인 책임자가 출입구에서 이를 확인합니다.

이전 절차

1. 요청: 보관 책임자나 부서장이 전표를 작성합니다.
2. 승인: 자산 담당자 또는 받는 부서의 책임자가 서명합니다.
3. 이동: 라벨을 붙인 채로 자산을 옮깁니다.
4. 도착 스캔: 새 위치의 책임자가 라벨을 스캔합니다. 스캔 기록은 자산이 도착했다는 사실과 시각을 남깁니다.
5. 갱신: 정해 둔 기간, 예를 들어 영업일 5일 이내에 대장을 고치고 전표를 보관합니다.
6. 점검: 월 1회 전표 목록과 대장의 변경 내역을 비교하고, 한 달 넘게 열려 있는 전표는 담당자에게 확인합니다.

폐기와 제각

폐기가 승인되기 전에는 라벨을 떼지 않습니다. 승인 후에는 자산과 라벨, 번호가 한 장에 보이도록 사진을 찍고, 상태와 사유를 적은 뒤 라벨을 제거하여 폐기합니다. 해당 번호는 사용 종료 번호로 기록하고 다시 쓰지 않습니다. 매각, 기증, 부품용 해체라면 어디로 갔는지도 함께 남깁니다.

제각의 평가, 회계 처리, 필요한 서류는 법인의 회계 담당자나 세무 전문가에게 확인하고, 계약이 얽혀 있다면 법률 자문도 받으십시오. 여기서 말하는 절차는 어떤 자산이 어떤 번호로 언제 어디서 누구의 승인을 받아 처리되었는가 하는 현장의 사실을 남기는 데 목적이 있습니다.

설명을 위한 예입니다. 라벨을 붙인 자산이 600개인 공장의 실사에서 17건의 차이가 나왔다고 합시다. 전표 없이 옮겨진 것이 9건, 폐기되었지만 대장에 남은 것이 4건, 라벨이 없어진 것이 2건, 기록이 없는 것이 2건입니다. 월 1회 전표 점검이 있었다면 앞의 13건 가운데 상당수는 연말 실사가 아니라 몇 주 안에 드러났을 것입니다.

정리

이전과 폐기는 깨끗했던 대장이 1년 안에 틀려지는 가장 큰 이유입니다. 방법은 모든 변경에 전표 한 장, 라벨과 대장 갱신자의 이름, 월 1회의 대조로 충분합니다. Smart Inventory는 자산에 바코드나 RFID 라벨을 붙이고 실사 중에 위치와 상태를 기록한 뒤 결과를 자산 대장과 대조하여 없어진 자산과 장부에 없는 자산을 따로 정리하므로, 아무도 기록하지 않은 이동이 드러납니다.