재고 차이를 원인별로 나누기: 입력 오류, 위치 혼동, 실제 부족

실사가 끝나면 본사의 첫 질문은 거의 같습니다. 장부는 18,400인데 실사는 17,950이니 450은 어디로 갔느냐는 것입니다. 이런 합계는 나쁜 대답을 부릅니다. "확인 중입니다"이거나 "도난인 것 같습니다"입니다. 쓸모 있는 대답은 모든 차이에 원인 코드가 붙은 표입니다. 이 글은 원인을 다섯 그룹으로 나누고, 차이를 이 그룹으로 분류하는 간단한 절차를 설명합니다.

다섯 가지 원인 그룹

1. 입력·문서 오류: 입고 때 코드를 잘못 입력하거나, 수량을 10 대신 100으로 적거나, 단위를 혼동하거나, 문서를 두 번 처리한 경우입니다. 물건은 제자리에 있는데 장부가 틀린 것입니다.
2. 시점 차이: 실사와 장부가 서로 다른 시점을 기준으로 한 경우입니다. 출고는 했지만 아직 반영되지 않았거나, 입고되었지만 아직 장부에 올리지 않았거나, 컷오프 시점에 출하 대기장에 있던 물품이 여기에 해당합니다.
3. 위치·식별 오류: 물건은 있는데 다른 코드나 다른 장소로 세어진 경우입니다. 옆 보관함의 비슷한 부품이 그런 예입니다. 흔히 한 품목은 부족하고 비슷한 품목은 같은 수량만큼 남는 짝으로 나타납니다.
4. 계수 오류: 담당자가 잘못 세거나, 보관함 하나를 건너뛰거나, 박스를 두 번 센 경우입니다. 다른 사람이 다시 세면 대개 사라집니다.
5. 원인 불명의 부족 또는 초과: 앞의 네 가지 확인 후에도 남는 부분입니다. 보고되지 않은 불량, 파손, 기록 없이 가져간 샘플, 분실 등이 원인일 수 있습니다. 이 그룹은 후속 확인이 필요하며 가장 작아야 합니다.

다섯 단계 절차

1. 짝을 찾습니다. 차이 목록을 품목군과 위치별로 정렬합니다. 한 품목이 12 부족하고 비슷한 품목이 12 남는다면 거의 항상 혼동이며, 하나의 사건으로 처리해야 합니다.
2. 컷오프 전후의 문서를 확인합니다. 모든 행에 대해 컷오프 전후 며칠간의 입고, 출고, 이동 문서를 봅니다. 이 단계에서 많은 차이가 사라집니다.
3. 큰 행과 의심스러운 행을 다시 셉니다. 첫 결과를 보지 않은 다른 사람이 셉니다.
4. 원인 코드를 붙입니다. 모든 행에 다섯 그룹 중 하나의 코드와 짧은 메모를 붙입니다. 이메일로 미루지 않습니다.
5. 금액을 더합니다. 본사가 쓰는 원가 기준으로 수량을 금액으로 환산하여, 요약이 행 수만이 아니라 금액이 어디에 있는지 보여 주게 합니다.

설명을 위한 예

실사에서 차이가 나온 행이 120개라고 가정해 보겠습니다. 절차를 거치면 요약은 다음과 같을 수 있습니다.

• 45행: 컷오프 이후 또는 다른 기간에 처리된 문서. 메모 외에 조치는 필요 없습니다.
• 25행: 입력 오류, 대부분 수량이나 단위 오류. 장부 수정안을 제안합니다.
• 30행: 비슷한 품목 사이의 혼동 15쌍. 위치를 바로잡고 라벨을 다시 붙여야 합니다.
• 8행: 계수 오류. 재확인으로 해결합니다.
• 12행: 원인 불명. 금액, 위치, 다음 조치와 함께 목록으로 남깁니다.

이 예에서는 열려 있는 행이 10분의 1에 불과하며, 본사는 주된 문제가 물건의 실종이 아니라 문서와 코드에 있다는 점을 바로 알 수 있습니다.

총부족, 총초과, 순차이는 따로 보고합니다. 순차이가 0에 가까워도 서로 상쇄되는 큰 오류가 숨어 있을 수 있으며, 앞에서 설명한 혼동 쌍이 바로 그런 경우입니다.

분포에서 읽는 것

합계보다 분포가 더 많은 것을 알려 줍니다. 시점 차이가 많으면 컷오프가 허술하다는 뜻입니다. 한 품목군에 입력 오류가 몰려 있으면 마스터 데이터의 코드나 단위에 문제가 있다는 뜻입니다. 짝이 많으면 라벨과 배치에 문제가 있습니다. 특정 위치나 특정 교대에 원인 불명의 부족이 몰려 있으면 출입과 취급 방식을 살펴봐야 합니다.

원인 코드를 붙였다고 해서 그 행이 끝나는 것은 아닙니다. 열려 있는 행에는 담당자와 기한이 필요하고, 일주일 뒤에 목록을 다시 검토하여 무엇이 해결되었는지 확인해야 합니다.

정리

원인별로 차이를 나누면 막연히 두려운 숫자 하나가 담당자가 있는 과제 목록으로 바뀝니다. Smart Inventory는 스캔 결과를 1C·엑셀·ERP 장부와 행 단위로 대조하여 차이를 추정 원인별로 분류하며, 본사와 현지 법인이 같은 짧은 미해결 목록을 놓고 논의하도록 돕습니다.