본사 ERP 품번과 현지 1C 품명, 대응표 만드는 법

우즈베키스탄 현지 법인은 흔히 두 개의 세계 속에서 일합니다. 한국 본사는 ERP의 길고 체계적인 품번으로 보고하고, 현지 팀은 1C나 엑셀에 창고 직원이 한눈에 알아보는 이름으로 물품을 관리합니다. 그 이름은 물건을 받은 사람이 입력한 것입니다. 실사 자체가 완벽해도 양쪽이 같은 부품을 서로 다르게 부르면 결과가 맞지 않습니다. 첫 라벨을 스캔하기 전에 대응표를 만들면 이 문제를 미리 풀 수 있습니다. 대응표는 본사 품번과 현지 품명을 한 줄에 나란히 놓고, 두 이름이 같은 물건을 가리킨다는 사실을 누가 언제 확인했는지까지 남기는 문서입니다.

코드가 어긋나는 이유

원인은 대부분 부주의가 아니라 평범한 사정입니다.

• 본사는 체계적인 품번을 쓰고, 현지 장부에는 공급사 이름, 짧은 내부 코드, 러시아어나 우즈베크어 설명이 들어 있습니다.
• 본사 품번 하나가 색상이나 포장 단위가 다른 현지 품목 여러 개를 포괄하기도 합니다. 반대로 현지 품목 하나가 본사에서는 여러 구성품으로 나뉜 세트를 가리키기도 합니다.
• 표기가 다릅니다. 라틴 문자 A와 모양이 같은 키릴 문자는 컴퓨터에게 서로 다른 문자이고, 코드 끝에 붙은 공백 하나도 정확한 일치를 깨뜨립니다.
• 설계 변경으로 본사 품번은 바뀌었는데 현지 장부는 몇 년째 옛 번호를 쓰고 있습니다.

이런 차이는 평소 업무에서는 눈에 띄지 않습니다. 창고 직원은 이름만 보고도 물건을 찾아내기 때문입니다. 그러나 본사 보고용 숫자로 합칠 때가 되면 같은 물건이 두 줄로 나뉘거나, 서로 다른 물건이 한 줄로 합쳐지는 일이 생깁니다.

대응표를 만드는 다섯 단계

대응표는 현지 품목 하나가 한 행입니다. 유용한 열은 본사 품번과 품명, 1C의 현지 코드 또는 이름, 라벨에 실제로 인쇄된 문구, 본사 단위, 현지 단위, 환산 계수, 대응 상태, 확인한 담당자입니다.

1. ERP와 1C(또는 엑셀)에서 같은 기준일로 두 목록을 내려받습니다.
2. 문자열을 정리합니다. 공백을 제거하고 대소문자를 통일하며 모양이 같은 다른 문자를 바로잡고, 앞자리 0이 사라지지 않도록 모든 코드를 텍스트로 저장합니다.
3. 정확히 일치하는 코드가 있는 행은 자동으로 연결합니다. 두 시스템에 공통으로 저장된 공급사 코드도 이용합니다.
4. 남은 행은 창고 직원과 함께 선반 앞에서 실물이나 라벨을 보며 확인합니다.
5. 모든 행에 상태를 붙입니다. 일치, 환산 후 일치, 일대다, 미대응 중 하나입니다.

설명을 위해 현지 목록이 2,500행이라고 가정해 보겠습니다. 약 1,900행은 자동으로 연결되고, 400행은 현장 확인 후 연결되며, 200행이 남을 수 있습니다. 이 200행은 정상적인 결과이고, 대응표는 바로 그런 행을 드러내기 위해 만듭니다.

연결되지 않은 품목 처리

표를 완성된 것처럼 보이려고 억지로 연결하지 마십시오. 잘못된 연결은 솔직한 공백보다 나쁩니다. 실제 차이가 서로 맞는 것처럼 보이는 쌍 속에 숨어 버리기 때문입니다.

• 미대응 품목은 별도 시트에 모읍니다. 이 품목도 조사에서는 세며, 라벨에 적힌 대로 설명하고 필요하면 사진을 남깁니다. 처리 방법은 조사 후에 협의합니다.
• 일대다 연결은 어느 단위로 셀지 먼저 정합니다. 보통 가장 작은 단위로 세어 상위 단위로 환산합니다. 낱개로 센 뒤 포장 단위로 박스 수를 구하는 방식입니다.
• 세트와 구성품은 조립된 세트로 세거나 구성품으로 세되, 둘 다로 세지는 않습니다. 이 규칙을 대응표에 적어 둡니다.

누가 무엇을 확인하나

대응표는 서명하는 사람만큼만 믿을 수 있습니다. 창고 담당자는 실물이 해당 행과 맞는지 확인합니다. 재무 담당자나 본사 보고 담당자는 금액이 큰 행이 올바른 ERP 품번에 연결되었는지 확인합니다. 표에는 날짜와 버전 번호를 붙이고 조사 전에 확정합니다. 이후 연결을 바꿔야 한다면 파일을 조용히 고치지 말고 변경 기록을 남깁니다. 그렇지 않으면 결과가 처음 내려받은 데이터와 왜 다른지 아무도 설명하지 못합니다.

정리

ERP와 연결되지 않는 실사 결과는 목록에 불과합니다. 대응표를 합의하고 단위를 맞추며 연결되지 않은 품목을 숨기지 않으면, 나중의 대조는 정체를 다투는 일이 아니라 차이를 읽는 일이 됩니다. Smart Inventory는 조사 전에 현지 팀과 함께 이 대응표를 만들고, 결과 파일에는 본사 품번과 현지 품명을 나란히 적으며, 연결되지 않은 품목은 따로 분리해 처리 방법을 협의합니다.