현지 1C의 마이너스 재고와 소급 입력 문서

창고에는 마이너스 재고가 있을 수 없습니다. 볼트를 마이너스 40개 가지고 있을 수는 없기 때문입니다. 1C에 마이너스 잔량이 나타났다면, 현실에서 일어난 순서와 다른 순서로 문서가 입력되었다는 신호입니다. 실사 결과를 장부와 비교하기 전에 이런 징후를 이해해 두어야 하는 이유는, 마이너스인 줄이 창고에는 없는 잉여나 부족을 만들어 내기 때문입니다.

마이너스 잔량이 생기는 경로

• 입고 전 출고: 물품은 이미 생산이나 고객에게 나갔는데, 그 물품을 들여온 입고 문서가 아직 입력되지 않았습니다. 송장 대기, 회계 담당자의 업무 지연, 서명되지 않은 문서가 흔한 이유입니다.
• 잘못된 품목이나 단위: 한 코드로 입고하고 다른 코드로 출고했거나, 박스로 입고하고 낱개로 출고했습니다.
• 문서 없는 출고: 서류 없이 가져가거나 현장에서 직접 결제한 경우입니다.
• 소급 입력 문서: 오늘 입력하면서 날짜는 과거로 적은 문서입니다. 이전 날짜의 잔량이 바뀌므로, 이미 보고된 날짜의 숫자도 달라집니다.

설명을 위한 예입니다. 어떤 품목이 3월 3일에 100개 입고되었는데 입고 문서는 3월 10일에 입력되었습니다. 3월 5일의 출고 40개는 제때 입력되었습니다. 3월 5일부터 10일까지 장부는 -40개로 나옵니다. 3월 8일에 조사했더니 선반에 60개가 있었습니다. 장부는 -40개이므로 차이는 +100개의 잉여처럼 보입니다. 입고 문서가 입력되면 장부는 60개가 되고 차이는 사라집니다.

징후를 읽는 방법

날짜별 잔량 보고서를 내려받아 다음을 확인합니다.

• 조사 일자에 마이너스인 품목, 그리고 지금은 플러스여도 최근 몇 달 사이 마이너스였던 적이 있는 품목
• 문서 날짜가 아니라 입력 시각 순으로 정렬한 문서 목록에서, 날짜보다 한참 뒤에 입력된 문서
• 컷오프 직후에 입력되었지만 날짜는 컷오프 전으로 된 입고 문서
• 선반에 물건이 있는데 잔량이 0인 품목, 잔량은 큰데 선반이 빈 품목. 마이너스의 반대 모습이며 원인은 대개 같습니다.

입고 문서를 입력하면 마이너스가 금방 사라지는 품목이 많다면 입력 순서의 문제이고, 오래 남아 있는 품목은 원인을 따로 조사해야 합니다. 설정에서 입력 시각이나 변경 이력을 남기고 있다면 그 기록을 쓰고, 그렇지 않다면 회계 담당자에게 누가 언제 무엇을 입력했는지 보여 달라고 요청합니다.

비교하기 전에 정리합니다

1. 컷오프 시점의 장부 잔량을 내려받아 내려받은 시각과 함께 보관합니다.
2. 입력은 회계 담당자가 하고 조사팀은 목록을 받습니다. 컷오프 전에 속하는데 아직 입력되지 않은 문서는 실제 날짜로 입력하도록 요청하고, 그 목록을 남깁니다. 마이너스를 없애려고 가짜 입고를 만들지 않습니다.
3. 남은 마이너스는 하나씩 원인을 찾습니다. 입고 누락, 코드나 단위 오류, 문서 없는 출고입니다.
4. 내려받은 그대로의 장부와 정리 후의 장부를 두 열로 만듭니다. 실사는 정리 후의 열과 비교하되, 처음 열도 참고용으로 남깁니다. 어떤 숫자가 어떻게 바뀌었는지 나중에 추적할 수 있어야 하기 때문입니다.
5. 조사 기간에는 소급 입력을 알리지 않고 하지 않도록 합의합니다. 이미 마감된 기간은 계속 마감 상태로 둡니다.
6. 정리한 뒤에도 남은 마이너스는 실사 결과와 별도로 표시하고, 원인이 확인될 때까지 차이 목록에서 따로 다룹니다.

"0으로 맞추는 조정"은 하지 않습니다

-40을 0으로 만들기 위해 조정 입고를 넣으면 진짜 원인이 덮이고, 나중에 실제 입고 문서가 입력되었을 때 재고가 40개 많아져 새로운 거짓 잉여가 생깁니다. 이 점을 담당자에게 명확히 전달하십시오.

정리

마이너스 재고는 창고가 아니라 문서 입력 순서의 문제입니다. 먼저 정리하고 비교하면 실사 결과가 정확히 읽힙니다. Smart Inventory는 1C와 엑셀에서 내려받은 데이터와 실사 결과를 품목 단위로 맞춰 보고, 차이를 입력 오류, 시점 차이, 실제 부족 등 원인별로 나눕니다.