품번이 같을 때 로트·시리얼 번호로 대조하기

품번과 품번만 맞춰 보는 대조는 결과가 완벽해 보여도 오류를 숨길 수 있습니다. 한 부품이 세 개의 로트에 나뉘어 있고 합계는 맞지만 로트가 틀렸다면, 합계만 봐서는 아무것도 드러나지 않습니다. 나중에 품질 보류 대상 로트가 기록상의 장소에 없거나, 보증 청구에 적힌 시리얼 번호를 찾을 수 없을 때 비로소 불일치가 나타납니다. 어느 수준에서 대조할지 정하는 일이 첫 단계입니다.

대조 수준 세 가지

• 품목 수준: 품번별 수량입니다. 나사나 포장재처럼 값이 싸고 서로 바꿔 쓸 수 있는 벌크 품목이면 충분합니다.
• 로트 수준: 품번과 로트(배치)별 수량입니다. 접착제, 화학 약품, 식품, 전자 부품처럼 품질, 유효기한, 배치 추적이 중요한 품목에 씁니다.
• 시리얼 수준: 시리얼 번호마다 한 줄입니다. 기기, 모터, 계측기처럼 값이 크고 보증과 개별 추적이 필요한 품목에 씁니다.

한 창고에서 나사는 품목 수준으로, 화학 약품은 로트 수준으로, 모터는 시리얼 수준으로 대조하는 것은 흔한 일입니다. 품목군마다 수준을 정하되, 편한 쪽이 아니라 잘못된 로트나 시리얼이 쓰였을 때 무엇을 잃는지를 기준으로 삼으십시오.

합계가 오류를 숨기는 방식

설명을 위한 예입니다. 품목 P-210에는 로트가 둘 있습니다. 장부는 로트 A 300개, 로트 B 200개로 합계 500개입니다. 실사는 로트 A 200개, 로트 B 300개로 합계가 같은 500개입니다. 품목 수준의 대조는 "일치"로 나옵니다. 로트 수준으로 보면 A는 -100, B는 +100입니다. 원인은 로트 B의 상자가 A의 랙에 놓였거나, A의 출고가 B로 기록되었기 때문일 수 있습니다. 로트 A에 품질 보류가 걸렸다면 장부는 300개를 가리키지만 그중 100개는 그곳에 없고, 보류와 무관해야 할 로트 B 100개가 엉뚱한 자리에 있습니다.

대조 키 만들기

• 품번과 로트(또는 시리얼)를 합친 키를 씁니다. 예를 들어 P-210|A입니다. 텍스트 서식으로 저장하고 공백 제거, 대소문자 통일, 모양이 같은 문자, 하이픈 표기를 정리합니다.
• 계수할 때 로트를 함께 기록해야 합니다. 로트 바코드를 스캔하거나 라벨에서 읽어 입력하고, 글자로만 적혀 있어 읽기 어려우면 사진을 남깁니다.
• 장부 데이터에 로트가 들어 있어야 합니다. 시스템이 로트를 다른 표에 보관한다면 대조 전에 먼저 합쳐 둡니다.
• 대조 파일에서는 이 키가 매칭 열이며, 차이는 키별로 계산합니다.

시리얼 번호는 한 줄씩

수량이 아니라 목록으로 비교하며, 결과는 세 가지입니다.

1. 양쪽에 있음: 일치입니다.
2. 장부에는 있고 실사에는 없음: 먼저 오타를 의심하고, 그다음 실물을 찾아봅니다.
3. 실사에는 있고 장부에는 없음: 기록되지 않은 기기이거나 오타입니다.

양쪽 목록에서 중복도 확인합니다. 흔한 함정은 O와 0, I와 1, 엑셀에서 사라진 앞자리 0, 하이픈과 공백, 공급사 시리얼과 사내 시리얼의 구분입니다. 장부가 어느 쪽을 쓰는지 기록해 두십시오. 시리얼은 손으로 입력하지 말고 스캔합니다.

로트를 읽을 수 없을 때

• 품번마다 "로트 불명" 항목을 만들어 세고 라벨을 사진으로 남깁니다. 추측해서 적지 않습니다.
• 라벨이 일부 지워졌다면 읽히는 부분만 기록하고 사진을 남긴 뒤 "일부 판독"으로 표시합니다.
• 조사 후 품질, 구매, 재무 담당과 처리 방법을 정합니다. 확인될 때까지 보류할 수도 있습니다. 숫자를 맞추려고 기존 로트에 넣어서는 안 됩니다.
• 앞으로는 입고 때 붙이는 자체 라벨에 로트 번호를 반드시 넣습니다.

정리

수량이 맞는다는 것과 로트가 맞는다는 것은 다릅니다. 품목군별로 수준을 정하고 키를 만들며 읽을 수 없는 로트는 따로 분리하면 대조가 한 단계 정확해집니다. Smart Inventory는 합의한 수준에 따라 품목, 로트, 시리얼 단위로 실사 결과와 장부를 줄별로 맞추고, 연결되지 않은 줄은 별도 목록으로 정리합니다.